Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha pubblicato un nuovo provvedimento che ribadisce e chiarisce le regole sulla gestione dell'account di posta elettronica aziendale del lavoratore dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Il principio generale
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha pubblicato un nuovo provvedimento che chiarisce le regole sulla gestione dell'account di posta elettronica aziendale del lavoratore dopo la cessazione del rapporto per qualsiasi causa. Il principio fondamentale è quello della minimizzazione del trattamento dei dati personali previsto dal GDPR (Reg. UE 2016/679): il datore di lavoro può accedere alla casella email del dipendente cessato solo in presenza di specifiche esigenze giustificate e documentate.
Cosa deve fare il datore di lavoro
Prima della cessazione o contestualmente ad essa, il datore di lavoro è tenuto ad adottare le seguenti misure: informare il lavoratore in modo chiaro sulle modalità con cui verrà gestita la casella email dopo la fine del contratto; attivare un messaggio automatico di risposta ai messaggi in arrivo, che informi i mittenti della cessazione del rapporto, indichi un contatto alternativo e comunichi la data entro cui la casella verrà disattivata; disattivare definitivamente la casella email entro un termine ragionevole dalla data di cessazione del rapporto.
Cosa NON può fare il datore di lavoro
È espressamente vietato accedere in modo indiscriminato al contenuto della casella email del lavoratore cessato, sia ai messaggi già presenti al momento della cessazione sia a quelli ricevuti successivamente. L'accesso è ammesso solo in presenza di specifiche ed eccezionali esigenze aziendali, debitamente documentate e proporzionate rispetto alla finalità perseguita, nel rispetto del principio di necessità previsto dal GDPR.
Cosa fare subito
Si raccomanda vivamente a tutte le aziende di predisporre e adottare una policy aziendale scritta sulla gestione degli account di posta elettronica in caso di cessazione del rapporto di lavoro. Tale policy dovrebbe essere consegnata al dipendente fin dall'assunzione e aggiornata periodicamente. Lo studio CONSUL S.r.l. è a disposizione per una consulenza sulla corretta gestione di questi adempimenti e per la verifica della conformità al GDPR delle procedure aziendali esistenti.
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